작업 시간 줄이기
상당 수의 기계 및 플랜트 엔지니어가 매년 수천 개의 입찰서를 작성하고 있으며, 이들 중 단 10% 혹은 그 보다 더 적은 수의 입찰만이 낙찰됩니다. 이것은 수많은 인적자원이 별다른 소득이 없는 업무에 매달리고 있다는 것을 뜻합니다. 엔지니어링 베이스(이하 EB)는 이러한 입찰 단계를 획기적으로 단축하도록 지원합니다. 세일즈 전문가들도 엔지니어링에 대한 심도 있는 지식 없이 고객별로 원하는 플랜트를 지원할 수 있으며 도면으로부터 전반적인 비용을 쉽게 산출할 수 있습니다. 설계자들은 그들의 핵심 업무에 전념하여 플랜트가 실제 수익을 올릴 수 있게 도움을 줄 수 있습니다.
일부 설계자들은 입찰 준비를 지원하기 위하여 별도의 툴을 생성하지만, 해당 툴이 ERP 및 “실제” 엔지니어링과 밀접하게 연계되지는 않습니다. 어떤 사람들은 P&ID 툴에서 입찰문서를 하나하나 생성하기도 합니다. 입찰의 기반이 되는 완전한 BOM을 작성하기 위해서는 시간이 많이 소요되는 3-D 설계가 필요한데, 이는 시간과 사람의 노력만 많이 필요할 뿐 품질 향상에 실질적으로 도움이 되지 않습니다.
시스템 오류 방지
© AUCOTEC AG 보통 입찰 단계에서는 대량의 수동 전송과 시스템 오류가 발생합니다. 이는 검토, 엔지니어링, 비용 산정 및 ERP 사이의 워크플로우를 방해하고, 특히 고객이 후속 변경을 요청할 경우 오류의 위험을 초래하는 동시에 시간이 많이 소요됩니다. 또한 각각의 툴에 대한 업데이트가 인터페이스 조정이나 데이터 전송에 어려움을 줍니다.
고객의 요구사항
잠재 고객들의 요구사항은 또다른 도전을 제기합니다. 입찰 담당자는 종종 Excel, PDF, JPG, Word와 같은 다양한 파일 형식으로 고객의 요구사항을 수신하는데, 그 문서가 수백 페이지에 달할 때도 있습니다. 이 문서들을 또한 검토를 위해 다양한 부서로 배포됩니다. 그렇다면 결국 이 파일들은 어디로 갈까요? 정보를 손실하지 않고 고객의 요구 사항이 어떻게, 그리고 어디에 수집되어야 할까요? 이러한 정보들을 다양한 부서나 장소에서 여러 단계에 걸쳐 일일이 찾아야 할까요?
중앙 데이터 저장소
© AUCOTEC AG 데이터는 중앙 집중적이고 프로젝트와 관련된 방식으로 저장하는 것이 가장 좋은 방법입니다. 데이터베이스 기반 플랫폼인 EB는 이러한 형태에 가장 적합합니다. EB에서 각 문서는 프로젝트와 관련된 데이터베이스에 해당하는 날짜와 함께 어떤 형식으로든 저장될 수 있는 개별 객체입니다. EB에서 각 요건 검토의 필요성을 생략할 수는 없지만, 입찰서 작성에 관련된 대부분의 다른 작업에 대해서는 매우 효율적으로 지원합니다. 모든 참여자가 접근할 수 있는 단일의 중앙 데이터베이스를 갖춘 EB는 입찰의 전 과정을 상당히 단순화시킵니다.
마일스톤 설정
요구 사항을 검토한 후 EB의 Workflow Assistant(이하 WA)는 전체 입찰 과정에 대한 마일스톤 설정과 관련 상태 첨부(예: 진행중, 결과발표 등) 를 지원합니다. WA는 이후 개별 업무에 대한 완료 달성 비율을 지속적으로 표시하여 입찰 준비의 각 단계에 대한 고유한 개요를 보여줍니다. 개요는 자유롭게 구성이 가능하여 각 요구 사항과 워크 플로우에 맞게 커스텀 할 수 있습니다.
간단한 OFF 기능
© AUCOTEC AG 업무를 설정한 후에는 고객의 요구 사항에 대한 내용이 채워져야 합니다. 이를 위해 EB 데이터베이스의 템플릿(Typicals)이 사용됩니다. “150% 플랜트”의 최종 프로세스 흐름도(PFD)는 플랜트의 필수 구성요소 뿐만 아니라 다이어그램의 “필수품”을 레이어 모델의 유형에 따라 추가 레이어로 보충하고, 서로 다른 색상으로 표시하는 다양한 옵션과 변수들을 포함합니다. 이러한 옵션은 클릭만으로 선택, 취소할 수 있습니다. 이들은 여전히 데이터베이스에 존재하지만(고객이 이전 결정에 대해 재고하는 경우 언제라도 활성화할 수 있음) 제외 후에는 다이어그램에 더 이상 표시되지 않으며, 배경에도 “비용과 관련 없음”이라고 표시됩니다.
EB의 기능적 접근방식은 입찰 관련 상세 BOM이 다양한 그래픽으로 표현될 수 있도록 지원합니다. 예를 들어, 탱크는 해당하는 BOM의 전체 정보나 연결 로직과 같은 배경 정보는 저장되고 예비P&ID에서는 매우 간단하게 표현됩니다. 즉, 불필요한 드로잉을 지양하여 시간과 자원을 절약합니다.
최종 비용 산정
비용 관련 구성요소와 장치를 가진 Typicals는 해당 조립 비용을 포함하여 평균 가격 정보를 보유합니다. 예를 들어 고객이 처음부터 특정 제조업체를 규정하는 경우 비용은 쉽게 명시할 수 있습니다.
EB는 선택된 모든 비용 관련 구성 요소로부터 단 몇 초 만에 재료비와 생산비로 구성된 현실적인 제안서를 생성하면서 판매 및 관리 간접비용까지 고려합니다. ERP 시스템과 EB가 연계됨에 따라, 일반적인 개별 조립품이나 장치가 더 상세하게 정의될수록 입찰의 정확성은 높아집니다.
계층 원리를 이용하면 비용 뿐만 아니라 그래픽 측면에서도 고객의 변경 사항을 매우 쉽게 구현할 수 있습니다. 추가 구성 요소를 쉽게 활성화하거나 비활성화 할 수 있으므로 클릭 몇 번 만으로 업데이트된 스프레드 시트가 나타납니다.
계약 엔지니어링(Contract Engineering)의 기초
이후 실제로 입찰 계약이 성사되면 설계자들은 계약 엔지니어링을 원활하게 진행할 수 있습니다. 중앙 데이터 모델이 더 상세한 정보로 쉽게 완성됨에 따라서 입찰 단계의 항목 및 규격은 손실되지 않고 계약 엔지니어링의 기초 자료로 계속 사용됩니다. 또한, 이전에 생성된 어셈블리의 BOM은 EB의 개방성으로 인해 수작업 없이 엔지니어링 시스템에서 ERP 로 직접 전송될 수 있습니다.
완화
이 접근 방식은 각 ERP 시스템의 효율성을 증진시켜줍니다. 이는 기계나 플랜트가 아직 건설되지 않았기 때문에 90% 이상의 입찰에서 사용할 수 없는 방대한 양의 데이터를 그대로 보존합니다. EB로 Tender Engineering을 진행하면, 계약이 체결된 경우에만 플랫폼이 전송 오류 없이 BOM을 ERP로 직접 전송하고 즉시 실제 프로젝트는 생성되고 발전해가는 것입니다.
