Il 90% a vuoto?
Non sono pochi i produttori di macchine e impianti che, ogni anno, scrivono migliaia di preventivi di cui solo il 10 percento, ma spesso anche meno, vanno a buon fine. Ciò comporta un enorme impegno di risorse che non genera alcun valore in cambio. Con Engineering Base, la fase di preventivo può essere radicalmente accelerata. Gli specialisti delle vendite possono configurare il sistema desiderato per ogni cliente anche senza conoscenze di engineering approfondite e possono facilmente ricavare un calcolo generale dal grafico. E i progettisti possono dedicarsi al loro compito principale, quello di progettare impianti reali che generino fatturato.
Alcuni progettisti realizzano con cura i propri strumenti per la preparazione dei preventivi, che poi mancano del legame con l'ERP e con l'engineering "reale". Altri configurano il preventivo nello strumento P&ID. Tuttavia, per ottenere distinte di base complete, a volte è necessaria una complessa pianificazione 3D. Ciò implica anche una quantità spropositata di lavoro, il tutto sotto un'enorme pressione in termini di tempo, che sicuramente non aiuta in termini di qualità.
Evitare le interruzioni del sistema
© AUCOTEC AG Di solito durante la fase di elaborazione dei preventivi si verificano anche un certo numero di interruzioni del sistema e trasferimenti manuali. Questi interrompono il flusso di lavoro tra le attività di classificazione, l'engineering, il calcolo del preventivo e l'ERP, costano tempo e sono fonte di errori, specialmente se un cliente richiede cambiamenti successivi. Inoltre, gli aggiornamenti dei singoli strumenti nella catena portano ripetutamente a lunghe regolazioni dell'interfaccia o a difficoltà nel trasferimento dei dati.
Cosa voleva esattamente il cliente?
Un'altra sfida sono le richieste dei potenziali clienti. Spesso gli offerenti le ricevono in formati molto diversi. Potrebbero essere centinaia di pagine, file Excel, PDF, JPG o Word. Vengono tutte distribuite a diversi dipartimenti per essere classificate. Ma poi dove vanno? Come e dove archiviare questi ordini nel modo più sensato, in modo che le informazioni non vadano perse o non debbano in seguito essere ricercate con fatica in diversi dipartimenti e archivi?
Archiviazione dati centrale
© AUCOTEC AG È meglio memorizzarli a livello centrale e per progetto. La piattaforma basata su database Engineering Base (EB) di AUCOTEC è l'ideale per questo scopo. Ogni documento è un oggetto separato, che può essere memorizzato nel database del progetto con la data corrispondente, in qualsiasi formato. Anche se il sistema non risparmia a nessuno la classificazione dei requisiti, può fornire un supporto altamente efficiente per la maggior parte degli altri compiti necessari alla creazione di un preventivo. Inoltre, EB semplifica significativamente l'intero processo con la sua archiviazione dati centrale come "single source of truth" (unica fonte di verità) a cui tutti i partecipanti hanno accesso.
Stabilire obiettivi
Dopo aver classificato gli ordini, il Workflow Assistant (WA) di EB può essere usato per definire gli obiettivi per l'intero processo di elaborazione del preventivo e assegnare loro uno stato (ad esempio in corso, completato, ...). Il WA mostra poi la percentuale di completamento di ogni ordine in modo continuo, creando una panoramica unica di ogni fase della creazione del preventivo. È configurabile in modo completamente libero, cioè adattabile individualmente ad ogni esigenza e ad ogni flusso di lavoro.
Basta disattivare (per un po')
© AUCOTEC AG Una volta che gli ordini sono stati definiti, il passo successivo è quello di occuparsi del contenuto richiesto dal cliente. A tale scopo, si usano modelli (tipici) presenti nel database di EB. Il diagramma a blocchi risultante (PFD) di un cosiddetto impianto al 150% contiene sia i componenti assolutamente necessari di un impianto che tutte le possibili opzioni e varianti, che completano i "must-have" come livelli aggiuntivi secondo un modello a strati nel diagramma e sono contrassegnati con un colore diverso. Queste opzioni possono essere deselezionate semplicemente cliccando su di esse. Sono ancora contenute nel database (e possono quindi essere riattivate in qualsiasi momento se il cliente cambia idea), ma una volta che sono state escluse, non sono più visibili nello schema e sono contrassegnate in background come "non rilevanti per la determinazione dei costi".
L'approccio funzionale in Engineering Base rende possibile assegnare a diverse rappresentazioni grafiche una distinta di base dettagliata relativa a un preventivo. Un serbatoio, per esempio, viene mostrato solo in modo molto semplice in questo P&ID preliminare, ma è supportato da informazioni di base come la distinta di base associata completa o le sue logiche di connessione. Ciò evita un lavoro di disegno inutile, facendo risparmiare molto tempo e risorse.
I conti si fanno alla fine
Inoltre, i tipici, insieme ai componenti e ai dispositivi in essi contenuti, contengono informazioni sul prezzo medio, compresi i costi di montaggio associati. Possono essere facilmente specificati se, per esempio, il cliente stabilisce un particolare produttore fin dall'inizio.
EB calcola in pochi secondi un preventivo realistico a partire da tutti i componenti selezionati e quindi rilevanti dal punto di vista dei costi. Questo preventivo è composto da costi di materiale e di produzione, ma tiene conto anche delle spese generali di vendita e di amministrazione. Quanto più dettagliatamente vengono definiti i singoli componenti o dispositivi (ciò può essere fatto in qualsiasi momento grazie alla capacità di collegamento di EB con il sistema ERP), tanto più preciso diventa il preventivo.
I cambiamenti apportati dal cliente possono essere implementati molto facilmente grazie al principio dei livelli, sia dal punto di vista grafico che matematico. I componenti aggiuntivi possono essere facilmente attivati o disattivati, e dopo pochi clic appare un calcolo aggiornato.
Base per l'engineering del contratto
Se il preventivo viene finalmente accettato, i progettisti possono passare direttamente all'engineering del contratto. Il modello di dati centrale può essere facilmente completato passo dopo passo con informazioni sempre più dettagliate. Questo significa che i dati inseriti e le specifiche della fase di preventivo non vengono persi, ma semplicemente continuano ad essere utilizzati come base per l'engineering relativo all'ordine. E le distinte di base dei componenti già creati possono essere trasferite direttamente all'ERP direttamente dal sistema di engineering senza alcun lavoro manuale, grazie all'apertura di EB all'integrazione.
Alleggerimento
Questa procedura alleggerisce notevolmente qualsiasi sistema ERP. Non deve "assorbire" grandi quantità di dati che sono inutili nel 90 per cento dei casi o più, perché la macchina o l'impianto non vengono realizzati. Nell'engineering dei preventivi con EB, la piattaforma trasferisce solo le distinte di base direttamente all'ERP, in modo immediato e senza errori di trasmissione in caso di contratto reale. Il progetto reale viene creato e cresce in pochissimo tempo.
