90 % pour rien ?
De nombreuses entreprises de construction mécanique et d'usines rédigent des milliers de devis chaque année, dont seulement 10 %, souvent moins, sont réalisés. Cela signifie un engagement énorme de ressources sans aucune valeur équivalente. Avec Engineering Base, la phase d'offre peut être radicalement raccourcie. Les experts en vente peuvent mettre au point le système souhaité pour chaque client, même sans connaissances techniques approfondies, et en déduire facilement un calcul d'ensemble à partir des graphiques. Et les concepteurs peuvent se consacrer à leur tâche principale, à savoir la planification de véritables usines qui génèrent des ventes.
Certains planificateurs se « tricotent » des outils pour la préparation de devis, qui n'ont alors pas de lien avec l'ERP et la « vraie » ingénierie. D'autres configurent leur offre dans l'outil P&ID. Cependant, cela nécessite parfois une planification 3D complexe afin d'obtenir des listes de pièces complètes. Cela signifie également un effort déraisonnable - et tout cela sous une énorme pression de temps, ce qui n'est pas exactement propice à la qualité.
Éviter les ruptures du système
© AUCOTEC AG En général, il y a aussi un certain nombre de ruptures de système et de transferts manuels pendant la phase d'offre. Ils interrompent le flux de travail entre la visualisation, l'ingénierie, l'établissement du devis et l'ERP, coûtent du temps et peuvent être sources d'erreur - surtout si un client demande ultérieurement des modifications. En outre, les mises à jour des différents outils de la chaîne entraînent à plusieurs reprises des ajustements d'interface qui prennent du temps ou des difficultés de transmission des données.
Que voulait exactement le client ?
Les exigences des clients potentiels constituent un autre défi. Le soumissionnaire les reçoit souvent dans des formats très variés. Il peut s'agir de centaines de pages, en Excel, sous forme de fichiers PDF, JPG ou même Word. Ils sont tous distribués aux différents services pour examen. Mais où le mettre ensuite ? Comment et où archiver ces exigences (Requirements) de la manière la plus judicieuse possible afin que les informations ne soient pas perdues ou qu'elles ne doivent pas être minutieusement recueillies ultérieurement auprès de divers services et lieux de stockage ?
Stockage central des données
© AUCOTEC AG Il est préférable de les stocker de manière centralisée et en fonction des projets. La plate-forme orientée base de données, Engineering Base (EB) d'AUCOTEC, est parfaitement adaptée à cet objectif. Chaque document est un objet à part entière, qui peut être stocké dans la base de données du projet avec la date correspondante, quel que soit le format. Bien que le système ne puisse épargner à quiconque de revoir les exigences (Requirements), il peut soutenir la plupart des autres tâches impliquées dans la préparation d'un devis de manière très efficace. En outre, EB simplifie considérablement l'ensemble du processus grâce à son stockage central de données en tant que source unique de vérité (Single Source of Truth), accessible à tous les participants.
Définir les étapes
Après avoir consulté les exigences, les étapes de l'ensemble du processus d’offre peuvent être définies et se voir attribuer un statut (par exemple, en cours, validé, … ) grâce à l'assistant de flux de travail (Workflow-Assistant – WA) de EB. Le WA affichera ensuite en continu le pourcentage d'achèvement de chaque tâche, créant ainsi une vue d'ensemble unique de chaque phase du processus d’offre. Il est entièrement configurable à souhait, c'est-à-dire qu'il peut être adapté individuellement à toute exigence et à tout flux de travail.
Faire le vide
© AUCOTEC AG Une fois les tâches définies, l'étape suivante consiste à répondre aux exigences du client en termes de contenu. Pour ce faire, des modèles (Typicals) de la base de données d'EB sont utilisés. Le schéma fonctionnel (PFD) qui résulte d'une installation dite à 150 % contient à la fois les éléments absolument nécessaires d'une installation et toutes les options et variantes possibles, qui, en tant que couches supplémentaires à la manière d'un modèle de couches, complètent les « incontournables » du graphique et sont marqués d'une couleur différente. Ces options peuvent être désélectionnées par simple clic. Elles sont toujours contenues dans la base de données (et peuvent donc être réactivées à tout moment si le client change d'avis), mais après leur exclusion, elles ne sont plus visibles dans le plan et sont en même temps marquées en arrière-plan comme « non pertinentes pour le calcul des coûts ».
L'approche fonctionnelle dans Engineering Base permet d'affecter une nomenclature détaillée, pertinente pour les devis, à différentes représentations graphiques. Un réservoir, par exemple, n'est représenté dans ce P&ID préliminaire que très simplement, mais il est accompagné d'informations de base telles que la liste complète des pièces correspondantes ou sa logique de connexion. Cela permet d'économiser des travaux de dessin inutiles et donc beaucoup de temps et de ressources.
Le règlement est effectué à la fin
En outre, les modèles types, y compris les composants et les équipements qu'ils contiennent, contiennent des informations sur les prix moyens, y compris les coûts d'installation associés. Ils peuvent être facilement spécifiés, par exemple, si le client spécifie un fabricant particulier dès le départ.
À partir de tous les éléments sélectionnés et donc du coût des composants pertinents, EB calcule en quelques secondes un devis réaliste, qui se compose des coûts des matériaux et de production, mais qui tient également compte des frais généraux de vente et d'administration. Plus les différents ensembles ou dispositifs sont définis en détail - grâce à la capacité d'EB de les relier au système ERP, cela peut être fait à tout moment - plus le devis sera précis.
Les modifications apportées par le client peuvent être mises en œuvre très facilement en utilisant le principe des couches - à la fois graphiquement et mathématiquement. Des composants supplémentaires peuvent être facilement activés ou désactivés et un calcul actualisé apparaît après quelques clics.
Base de l'ingénierie de commande
Si l'offre est finalement acceptée, les planificateurs peuvent passer sans problème à l'ingénierie de commande. Le modèle de données central peut être facilement complété par des informations de plus en plus détaillées au fil du temps. Cela signifie que les saisies et les spécifications de la phase d’offre ne sont pas perdus, mais servent simplement de base à l'ingénierie liée à la commande. Et les listes de pièces des ensembles déjà créés peuvent être transférées directement dans l'ERP - grâce à l'ouverture d'EB pour l'intégration, sans aucun travail manuel directement à partir du système d'ingénierie.
Soulagement du système
Cette procédure soulage énormément tout système ERP. Il n'a pas à « avaler » de grandes quantités de données, qui sont inutiles dans 90 % et plus de tous les cas de devis parce que la machine ou l'installation n'est jamais construite. Dans l'ingénierie des devis avec EB, la plate-forme ne transfère les listes de pièces directement à l'ERP que dans le cas d'une commande réelle, immédiatement et sans erreur de transmission. Le véritable projet émerge et se développe en un clin d'œil.
