¿Un 90 por ciento para nada?
No pocos constructores de máquinas e instalaciones redactan anualmente miles de ofertas, de las cuales solo un 10 %, con frecuencia incluso menos, se finalizan. Esto implica una enorme vinculación de los recursos sin contravalor. Con Engineering Base se puede acortar radicalmente la fase de oferta. Los especialistas en distribución pueden componer la instalación deseada para cada cliente sin contar con conocimientos profundos en ingeniería y derivar con toda facilidad un cálculo general a partir del gráfico. Y los constructores pueden dedicarse a su tarea principal, que es planear instalaciones reales que aporten ventas.
Algunos planificadores "tejen" ellos mismos herramientas para la creación de ofertas, a las que les falta el acoplamiento a ERP y se convierten en ingeniería "auténtica". Por el contrario, otros configuran su oferta en la herramienta de diagramas de tuberías e instrumentación. Sin embargo, para ello es preciso en parte una planificación laboriosa en 3D para poder obtener listas de piezas completas. Esto significa un gran esfuerzo inadecuado –y todo esto con una enorme presión de tiempo que no compensa precisamente la calidad.
Evitar discontinuidades en el sistema
© AUCOTEC AG Por lo general, durante la fase de oferta hay además numerosas discontinuidades en el sistema y transmisiones manuales. Interrumpen el flujo de trabajo entre la clasificación, ingeniería, el cálculo de ofertas y ERP, cuestan tiempo y ocultan fuentes de errores, en especial si un cliente añade modificaciones. Las actualizaciones de herramientas individuales en la cadena causan repetidamente adaptaciones de interfaces que consumen tiempo o dificultades en la transferencia de datos.
¿Qué quería exactamente el cliente?
Un reto adicional son los requisitos de los clientes potenciales. Con frecuencia el licitador los recibe en los formatos más variados. Pueden ser cientos de páginas en Excel, como PDF, JPG o también en archivos de Word. Se dividen en diferentes áreas especializadas para su visualización. ¿Qué hacer después con ellos? ¿Cómo y dónde se archivan estos requisitos de la forma más lógica para que la información no se pierda o se tenga que buscar con dificultad posteriormente en los más diferentes departamentos o archivos?
Mantenimiento central de datos
© AUCOTEC AG Lo mejor es guardarlo de forma central y relacionado con los proyectos. En este sentido, la plataforma consistente en bases de datos de Engineering Base (EB) de AUCOTEC es la solución óptima. Cada documento es un objeto propio que se puede guardar con la fecha correspondiente en la base de datos para el proyecto y en qué formato. El sistema puede ahorrar la visualización de los requisitos, pero apoyar con gran eficiencia la mayoría de las otras tareas que se plantean durante la creación de la oferta. Además, Engineering Base facilita considerablemente el proceso completo gracias al mantenimiento central de datos como única fuente de verdad a la que acceden todos los implicados.
Creación de hitos
Tras la visualización de los requisitos se pueden determinar hitos para todo el proceso de oferta con ayuda del asistente de flujo de trabajo de Engineering Base para todo el proceso de oferta y dotarlo de un estado (p. ej., en proceso, autorizado, …). El asistente de flujo de trabajo muestra posteriormente el porcentaje de cumplimientos de las tareas individuales y logra así una visión única de cada fase de la creación de la oferta. Se puede configurar de forma totalmente libre; es decir, se puede adaptar individualmente a cada requisito y cada flujo de trabajo.
Solo desconectar (por una vez)
© AUCOTEC AG Tras la determinación de las tareas se trata de cumplir los requisitos del cliente con contenido. Para ello se utilizan las plantillas (Typicals) de la base de datos de Engineering Base. El diagrama de bloques compuesto (PFD) de una instalación denominada del 150 % contiene los componentes absolutamente necesarios de una instalación y todas las opciones y variantes posibles que complementan los puntos obligatorios como posición adicional según el tipo de un modelo visual en la gráfica y se identifican con otros colores. Estas opciones se pueden deseleccionar con solo hacer clic. Si todavía se incluyen en la base de datos (y, por lo tanto, en el caso de que el cliente cambie de idea se puede activar en cualquier momento), ya no se pueden ver en el plano después de la exclusión y, al mismo tiempo, se marcan en segundo plano como "no relevante para el cálculo".
El enfoque funcional en Engineering Base permite que se asigne una lista de piezas detallada relevante para la oferta de diferentes representaciones gráficas. Por ejemplo, un depósito en este diagrama de tuberías e instrumentación temporal solo se representa de forma muy sencilla, pero está guardada con la información adicional como la lista correspondiente completa o sus lógicas de conexión. Esto ahorra que se tenga que hacer diseños innecesarios y, por lo tanto, tiempo y recursos.
Los cálculos se dejan para el final
Además, los Typicals contienen, aparte de los componentes contenidos, información de los precios medios, incluidos los costes de montaje correspondientes. Se pueden especificar sin más si, por ejemplo, el cliente especifica desde el principio un fabricante determinado.
A partir de todos los componentes seleccionados y relevantes para el cálculo, Engineering Base calcula una oferta realista que se compone de los costes de material y fabricación, pero también tiene en cuenta los costes totales de distribución y administración. Cuanto con más detalle se definan los grupos o componentes detallados, que se puede hacer en cualquier momento mediante la posibilidad de vinculación de Engineering Base con el sistema ERP, más exacta será la oferta.
Se pueden aplicar con mucha facilidad los cambios del cliente mediante el principio de capas tanto en los gráficos como en los cálculos. Los componentes adicionales se pueden activar o desactivar con facilidad y el cálculo se actualiza tras pocos clics.
Base de la ingeniería del pedido
Si al final se deriva un suplemento para la oferta, los planos se pueden transmitir inmediatamente a la ingeniería del pedido. El modelo de datos central se puede completar de forma sencilla y progresiva con información más detallada. Las entradas y las especificaciones de la fase de la oferta no se pierden, sino que se siguen utilizando como base para la ingeniería relacionada con el pedido. Y las listas de piezas de los grupos ya creados se pueden transmitir inmediatamente a ERP gracias al concepto de plataforma abierta de Engineering Base para la integración sin trabajo manual directamente del sistema de ingeniería.
Descarga
Este procedimiento descarga siempre cada sistema ERP. No se tienen que "tragar" grandes cantidades de datos que no se pueden utilizar en los casos de la oferta de al menos el 90 %, porque la máquina o la instalación no se van a construir nunca. En la ingeniería de la oferta con Engineering Base la plataforma transmite en un caso real de pedido las listas de piezas inmediatamente y sin errores de transferencia directamente a ERP. El proyecto real se crea y crece en un abrir y cerrar de ojos.
