90 Prozent für nichts?
Nicht wenige Maschinen- und Anlagenbauer schreiben pro Jahr Tausende Angebote, von denen gerade einmal 10 Prozent, häufig sogar weniger, zum Abschluss kommen. Das bedeutet enorme Ressourcenbindung ohne Gegenwert. Mit Engineering Base lässt sich die Angebotsphase radikal verkürzen. Vertriebsfachleute können auch ohne tiefe Engineering-Kenntnisse die Wunschanlage für jeden Kunden zusammenzustellen und aus der Grafik ganz einfach eine Übersichtskalkulation ableiten. Und die Konstrukteure können sich ihrer Kernaufgabe widmen, nämlich reale Anlagen zu planen, die Umsätze bringen.
Manche Planer „stricken“ sich selbst Tools zur Angebotserstellung, denen dann aber die Kopplung zum ERP fehlt und zum „echten“ Engineering. Andere wiederum konfigurieren ihr Angebot im P&ID-Tool. Doch dazu ist teilweise aufwändige 3D-Planung gefragt, um vollständige Stücklisten bekommen zu können. Das bedeutet ebenfalls einen unangemessen hohen Aufwand – und das alles unter enormem Zeitdruck, der der Qualität nicht gerade zuträglich ist.
Systembrüche vermeiden
© AUCOTEC AG In der Regel gibt es während der Angebotsphase außerdem eine ganze Reihe von Systembrüchen und händischen Übertragungen. Sie unterbrechen den Workflow zwischen Sichtung, Engineering, Angebotskalkulation und ERP, kosten Zeit und bergen Fehlerquellen - vor allem, wenn ein Kunde nachträglich Änderungswünsche hat. Zudem führen Updates einzelner Tools in der Kette immer wieder zu zeitfressenden Schnittstellen-Anpassungen oder Schwierigkeiten bei der Datenübertragung.
Was genau wollte der Kunde?
Eine weitere Herausforderung sind die Anforderungen der potenziellen Kunden. Oft erhält der Bieter sie in den unterschiedlichsten Formaten. Das können Hunderte von Seiten sein, in Excel, als PDF, JPG oder auch Word-Dateien. Sie alle werden zur Sichtung an verschiedene Fachbereiche verteilt. Doch wohin damit anschließend? Wie und wo archiviert man diese Requirements am sinnvollsten, damit die Informationen nicht verloren gehen oder später mühselig aus verschiedensten Abteilungen und Ablageorten zusammengesucht werden müssen?
Zentrale Datenhaltung
© AUCOTEC AGAm besten ist es, sie zentral und projektbezogen abzulegen. Dazu ist die datenbankbasierte Plattform Engineering Base (EB) von AUCOTEC optimal geeignet. Jedes Dokument ist dort ein eigenes Objekt, das mit entsprechendem Datum versehen in der Datenbank zum Projekt abgelegt werden kann, in welchem Format auch immer. Das System kann zwar niemandem die Sichtung der Requirements ersparen, dafür aber die meisten anderen Aufgaben, die bei der Angebotserstellung anfallen, hocheffizient unterstützen. Zusätzlich erleichtert EB mit seiner zentralen Datenhaltung als Single Source of Truth, auf die alle Beteiligten zugreifen, den gesamten Prozess deutlich.
Meilensteine festlegen
Nach Sichtung der Anforderungen lassen sich mit Hilfe von EBs Workflow-Assistent (WA) die Meilensteine für den gesamten Angebotsprozess festlegen und mit einem Status (z. B. in Bearbeitung, freigegeben, …) versehen. Der WA zeigt später die prozentuale Erfüllung der einzelnen Aufgaben kontinuierlich an und schafft damit einen einzigartigen Überblick über jede Phase der Angebotserstellung. Er ist völlig frei konfigurierbar, das heißt an jede Anforderung und jeden Workflow individuell anpassbar.
Einfach (mal) abschalten
© AUCOTEC AG Nach der Festlegung der Aufgaben geht es darum, die Kunden-Requirements mit Inhalten zu füllen. Dazu nutzt man Vorlagen (Typicals) aus EBs Datenbank. Das daraus zusammengesetzte Blockschaltbild (PFD) einer sogenannten 150-Prozent-Anlage enthält sowohl die absolut notwendigen Komponenten einer Anlage als auch alle möglichen Optionen und Varianten, die als zusätzliche Lage nach Art eines Schichtmodells in der Grafik die „Must-haves“ ergänzen und andersfarbig gekennzeichnet sind. Diese Optionen lassen sich einfach per Klick abwählen. Sie sind in der Datenbank noch enthalten (und daher bei einer Umentscheidung des Kunden jederzeit wieder zuschaltbar), doch sind sie nach ihrem Ausschluss nicht mehr im Plan zu sehen und gleichzeitig im Hintergrund als „nicht kalkulationsrelevant“ markiert.
Der funktionale Ansatz in Engineering Base ermöglicht es, eine detaillierte angebotsrelevante Stückliste unterschiedlichen grafischen Darstellungen zuzuordnen. Ein Tank beispielsweise wird in diesem vorläufigen P&ID nur sehr schlicht dargestellt, ist aber mit Hintergrundinformationen wie der kompletten dazugehörigen Stückliste oder seinen Anschlusslogiken hinterlegt. Das spart unnötige Zeichenleistung und damit viel Zeit und Ressourcen.
Abgerechnet wird zum Schluss
Außerdem enthalten die Typicals samt der darin enthaltenen Komponenten und Geräte durchschnittliche Preisinformationen inklusive dazugehöriger Montagekosten. Sie lassen sich ohne weiteres spezifizieren, wenn beispielsweise der Kunde von Anfang an einen bestimmten Hersteller vorschreibt.
Aus allen gewählten und damit kalkulatorisch relevanten Komponenten errechnet EB in Sekundenschnelle ein realistisches Angebot, das sich aus Material- und Fertigungskosten zusammensetzt, aber auch Vertriebs- und Verwaltungs-Gemeinkosten berücksichtigt. Je detaillierter die einzelnen Baugruppen oder Geräte definiert werden – durch EBs Verknüpfungsmöglichkeit mit dem ERP-System ist das jederzeit machbar – desto genauer wird das Angebot.
Änderungen des Kunden sind dabei durch das Layer-Prinzip sehr einfach umsetzbar – sowohl grafisch als auch rechnerisch. Zusätzliche Komponenten lassen sich einfach zu- oder abschalten und eine aktualisierte Kalkulation erscheint nach wenigen Klicks.
Basis für das Auftrags-Engineering
Kommt es schließlich tatsächlich zum Zuschlag für das Angebot, so können die Planer nahtlos zum Auftrags-Engineering übergehen. Das zentrale Datenmodell lässt sich einfach nach und nach mit immer detaillierteren Informationen vervollständigen. So sind die Eingaben und Spezifikationen aus der Angebotsphase nicht verloren, sondern werden als Grundlage für das auftragsbezogene Engineering einfach weiter genutzt. Und die Stücklisten der bereits erstellten Baugruppen können unmittelbar ins ERP übertragen werden – dank EBs Offenheit für Integrationen ganz ohne Handarbeit direkt aus dem Engineering-System.
Entlastung
Diese Vorgehensweise entlastet jedes ERP-System immens. Es muss nicht Unmengen von Daten „schlucken“, die in 90 und mehr Prozent der Angebots-Fälle unbrauchbar sind, weil die Maschine oder Anlage nie gebaut wird. Beim Angebots-Engineering mit EB übergibt die Plattform erst im realen Auftragsfall die Stücklisten sofort und ohne Übertragungsfehler direkt an das ERP. Das reale Projekt entsteht und wächst im Nu.
